Özel Kalem Memuru Görev Tanımı

 

T.C.

ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ

ADANA ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ

TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU

MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

             KURUM BİLGİLERİ

Üst Birim

Çukurova Üniversitesi

Birim

AOSB TBMYO

Görevi

Özel Kalem

Üst Yönetici/Yöneticileri

Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri

Astları

 

 

 

Görevin Tanımı

 

Müdür ve Müdür Yardımcıları ile Yüksekokul sekreterliğinin gerek telefon, gerekse yazışma ile ilgili verdiği emirleri yerine getirmek.

 

Görevi ve Sorumluluklar

1. Yüksekokul telefon trafiğinin yürütülmesi (telefona bakma ve telefon bağlama)

2. Kurum içinden veya kurum dışından gelen misafir ve görevlilerin randevularını düzenleyerek aksaklıklara meydan verilmemesini sağlamak

3. Müdür ve Yardımcılarının katılacağı Üniversite bünyesindeki yurt içinde ve yurtdışında yapılacak olan toplantıları koordine etmek

4. Gerekli olan evrak ile yazışmaları hazırlayarak imza ve onaya sunmak.

5. Yüksekokul kurul kararlarını yazmak.

6. Akademik ve idari personel ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak.

7. Akademik ve idari personelin izin işlemlerini takip etmek ve yazışmalarını yapmak.

8. Akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerinin yazışmalarını yapmak ve takip etmek.

9. Akademik ve idari personelin almış oldukları sağlık raporlarının süresinin bitiminde göreve başlatma, Rektörlük Makamına yazı ile bildirme, gerekli kesintinin yapılması için tahakkuk işlerine verilme, kadrosu başka birimlerde olanların birimleriyle yazışma işlemlerini yapmak.

10. Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlamak ve güncel tutulmasını sağlamak.

11. Yetkili organlarca görev alanı ile ilgili verilen diğer işleri yapmak.

12. Müdürün her türlü protokol, ziyaret, tören, kutlama, ağırlama vb. işlerinin yürütülmesini sağlamak.

13. Müdür odasına giriş ve çıkışlarda gerekli düzeni sağlamak.

14. Birimlerde hazırlanan yazıları Müdüre sunmak.

15. Müdürlük tarafından imzalanan veya onaylanan evrakları dağıtım için evrak kayıt servisine teslim etmek.

16. Yüksekokulumuzun e-mailini ve Yüksekokulu ilgilendiren yazılı ve görsel haberleri günlük takip etmek ve Okul idaresini konu hakkında bilgilendirmek.

17. Ders kayıt tarihlerinden once sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girmek.

18. Çalışma ortamındaki fiil ve davranışlarında, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu doğrultusunda Devlet memuruna yaraşır şekilde davranmak.

19. Mesai giriş ve çıkış saatlerine dikkat etmek.

20.     Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık Ve Kıyafetine Dair Yönetmeliğinin ilgili hükümleri doğrultusunda hareket etmek.

21.         İdare tarafından verilen ve Mevzuata uygun olan diğer yazılı ve sözlü görev ve işlemleri yapmak.

22.         Verilen görevlerin yapılmasında Yüksekokul Sekreterine karşı birinci derecede sorumludur.

 

Yetkileri

Yukarıda    belirtilen    görev    ve    sorumlulukları     gerçekleştirme    yetkisine    sahip    olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek.

 

 

Yöneticisi

 Yüksekokul Sekreteri

 

Nitelikleri

1.       657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.

2.       En az lise veya dengi okul mezunu olmak.

3.       Personel işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.

4.       Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.

 

Sorumlulukları

Özel Kalem, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur.

 

Bu formda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum.

 

 

 

ONAYLAYAN

Prof.Dr.Nigar YARPUZ BOZDOĞAN

Yüksekokul Müdürü

Tarih ve İmza:

Personelin Adı Soyadı

Cennet İlknur TAŞKIN

Tekstil Teknisyeni

Tarih ve Imza: