Yüksekokul Sekreteri Görev Tanımı

T.C.

ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ

ADANA ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ

TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU

MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

 

KURUM BİLGİLERİ

Üst Birim

Çukurova Üniversitesi

Birim

AOSB TBMYO

Görevi

Yüksekokul Sekreteri

Üst Yönetici/Yöneticileri

Müdür

Astları

İdari Personel

 

 

Görevin Tanımı

Yüksekokul Müdürlüğü tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar doğrultusunda, Yüksekokula ilişkin idari görevlerin, etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemek. 

 

Birimin Görevi ve Sorumlulukları 

 

1) 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 51/B ve 51/C maddelerine giren konuların gereğini yapmak.

2) Yüksekokul yazışmalarını yürütmek, takip etmek ve ilgili birimlerce kaydının tutulmasını sağlamak.

3) Resmi evrakları tasdik etmek, evraklarının elemanlarından teslim alınması ve arşivlenmesini sağlamak.

4) Müdürün imzasına sunulacak olan yazıları paraf etmek.

5) Tüm birimlerden gelen idari, mali işler evraklarını ve diğer her türlü evrakı kontrol etmek, gereği için hazırlıklar yapmak.

6) Yüksekokula gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar etmek.

7) Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirmek ve gerekeni yapmak.

8) Gerçekleştirme Görevlisi olarak mali işleri yönlendirmek.

9) Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gerekleri korumak ve saklamak.

10) Yetkisini, mahiyetindeki idari birim personeline ve yaptığı işlerde hakkaniyet eşitlik içinde kanun, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslar içinde kullanmak.

11) Yüksekokulun idari personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.

12) Yüksekokuldaki idari birimlerin mevzuata uygun, verimli ve düzenli çalışmasını sağlamak.

13) İdari personelin görev ve işlerini denetlemek, eğitilmelerini sağlamak ve mesai devam çizelgesini kontrol etmek.

14) Yüksekokul akademik ve idari personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamarı takip etmek.

15) Personelin özlük dosyalarının oluşumunu ve korumasını sağlamak ve sicil işlemlerini yürütmek.

16) Personelin izinlerini planlamak ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygulamak.

17) Yüksekokul faaliyet raporlarının hazırlanmasını ve güncellenmesini sağlamak.

18) Yüksekokul mali yıl bütçe hazırlıklarını yapmak ve bütçenin en iyi şekilde kullanılmasında gerekli planlamayı yapmak ve bütçenin en iyi şekilde kullanılmasında gerekli planlamayı yaparak performans bütçe uygulamasını gerçekleştirmek, idari ve mali işlerden sorumlu Yüksekokul Müdür Yardımcısı ile koordineli çalışmak.

19) Yüksekokulun güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak ve kontrol etmek.

20) Muhasebe, satın alma, ayniyat, bölüm, müdür sekreterliği, personel, özlük, yazı işleri, kalorifer, temizlik, güvenlik ve okulun tamir - bakım işlerini yürütmekle sorumludur.

21) Yüksekokul idari personelinden disiplinsiz davranışlarda bulunanlar hakkında gerekli inceleme yapılması için Müdürlük Makamına teklifte bulunmak.

22) İdari personele mevzuat hakkında bilgi vermek.

23) Yüksekokul ile ilgili istatistiki bilgilerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlamak.

24) Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemini hazırlamak ve ilgililere duyurmak, raportörlüğünü yapmak, kararları, tutunakları hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.

25) Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak.

26) Yüksekokul Kurulu ile Yönetim Kurulu kararlarını Yüksekokula bağlı birimlere ve ilgili kurum veya kişilere iletmek.

27) Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibini ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlamak, Akademik Personelin görev süresinin uzatılması için gerekli prosedürleri tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak.

28) EBYS üzerinden gelen tüm yazıları Yüksekokul Müdürüne ve ilgili birimlere göndermek.

29) Müdürlük Makamı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

 

Yetkileri

1) Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

2) Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek.

3) İmza yetkisine sahip olmak.

4) Harcama yetkisini kullanmak.

5) Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.

 

Üst Yöneticisi

Müdür

 

Birime Bağlı İş Unvanları

Bölüm Sekreterleri, İdari Personel.

 

Nitelikleri

1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununda ve 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununda belirtilen  genel niteliklere sahip olmak.

2) Görevinin  gerektirdiği düzeyde iş deneyimine sahip olmak.

3) Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek.

4) Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.

 

Sorumlulukları

Yüksekokul idari örgütünün başı olan Yüksekokul Sekreteri; Yüksekokuldaji işlerden dolayı Yüksekokul Müdürüne karşı sorumludur.

Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul idari uygulamaları, Üniversitenin genel idari işleyişinin uygun olması ve birlikteliğin sağlanması bakımından Genel Sekretere karşı sorumludur.

 

Personelin Adı Soyadı 

Sevda TEKEŞ (Şef)

Yüksekokul Sekreter V.

Tarih ve İmza 

Onaylayan

Prof. Dr. Nigar YARPUZ BOZDOĞAN

Yüksekokul Müdürü

 

Tarih ve İmza